Så fungerar itkett

Itkett är en webbaserad tjänst för att skapa hyreskontrakt och bilagor för uthyrning av bostäder och lokaler. Dessutom finns flera andra mallar.

Registrera dig som kund

Innan du kan börja använda tjänsten behöver du registrera dig och godkännas som kund.

Flera användare

Varje kund kan ha en eller flera användare kopplat till sin del av systemet (egna kontot i itkett). Man kan välja att ha en av sina användare som Behörighetsadministratör. Denne kan då lägga till och ta bort egna användare, ta fram statistik, skapa mappstruktur för lagring av dokument och har också möjlighet att definiera grupper av användare. Vill man inte alls göra detta själv, så hjälper vi gärna till.

Fyll i uppgifter

När du loggat in till itkett kan du skapa ett dokument utifrån en av de mallar som finns i systemet. Uppgifterna fylls i på skärmen. När mallen är ifylld sparas den under valfri (egen skapad) mapp med det namn man önskar. På detta sätt är det enkelt att hitta tillbaka till ett visst dokument vid ett senare tillfälle.

Mappar

Den mappstruktur som Behörighetsadministratören skapar blir gemensam för alla användare av ert konto i itkett. Strukturen gör det enkelt att samla ihop de dokument som hör ihop t ex med en viss del av verksamheten, en viss fastighet, eller ett geografiskt område. Ni bestämmer själv hur mappstrukturen ska vara utformad. Sedan blir det enkelt för alla användare att spara sina dokument i lämplig mapp.

PDF-dokument

När mallen är ifylld skapas ett Utkast/Offert eller ett Avtal. I båda fallen presenteras resultatet som en pdf-fil på skärmen. Detta pdf-dokument kan sedan sparas på den egna datorn, skrivas ut och/eller mailas som en bifogad fil till en presumtiv hyresgäst.

Redigeringar gör du genom att gå tillbaka till det dokument du skapat och ändra i detta. Därefter kan du skapa ett nytt utkast/offert eller avtal.

Se vad det kostar! 

Ärendehantering

Funktionen innebär att du kan gruppera ett antal dokument under ett gemensamt namn. Via ärendemallen, så fyller man i de generella uppgifterna som kopieras in i alla mallar som väljs till ärendet. Detta gör att man sparar tid och undviker att det blir olika uppgifter i olika delar av ett ärende. Möjligheten att ladda upp egna valfria filer, gör t ex att man kan inkludera lokalritning eller bilder på objektet till ett uthyrningsärende. Möjligheten att utgå ifrån ett befintligt och sedan tidigare ifyllt och sparat dokument finns också. De generella uppgifterna i det valda dokumentet blir då ifyllt i övriga mallar som skall ingå i ärende – t ex olika bilagor.

Ärendet ges ett ärendenamn och blir också sökbart. Varje dokument som adderas till ett ärende kompletteras sedan med de uppgifter som krävs i varje dokument.

När man skapar ett Avtal eller ett Utkast/Offert utifrån ett ärende, så skapas en pdf-fil med huvudavtal och bilagor. Har man laddat upp egna pdf-filer, så läggs också dessa in i samma pdf-fil för hela ärendet.

Funktionen Ärendehantering ingår utan extra kostnad. Det ingår 5 Mb lagringsutrymme, vilket för en mindre summa kan utökas i flera steg.

Vi hoppas att denna funktion skall ge er ett verktyg för att effektivisera kontraktsarbetet.